Guía para quien organiza
Cómo añadir confirmación de asistencia a una invitación de Canva (y a cualquier invitación en imagen o PDF)
Has diseñado la invitación y te ha quedado bien. Ahora falta lo que un diseño no hace: saber quién viene, con cuántos, qué come y si tiene alguna alergia. Estas son las formas reales de resolverlo, con lo que cada una da y lo que no.
Una imagen no recoge respuestas
Una invitación exportada como imagen o como PDF es un archivo: se puede enviar, pero no sabe quién la ha abierto ni puede guardar una respuesta. Por eso lo habitual es acompañarla de un enlace donde la gente responda. Lo importante es dónde pones ese enlace.
- En el mensaje que envías. Es lo más fiable: el enlace va como texto, cualquiera lo pulsa desde WhatsApp o el correo y no depende del formato del archivo.
- Dentro del diseño. Un enlace pegado sobre un botón del diseño solo se puede pulsar si el archivo que mandas lo conserva. En una imagen (PNG o JPG) no hay nada que pulsar. Si exportas a PDF, comprueba desde tu móvil que el enlace funciona antes de mandarlo a nadie.
- Escrito o con un código QR. Si la invitación también va impresa, escribe el enlace corto debajo o pon un QR que lo abra. Prueba el QR con otro móvil antes de imprimir.
Qué conviene recoger
Antes de elegir herramienta, decide qué necesitas saber. Cuanto menos preguntes, más gente responde:
- Si viene o no, y con cuántas personas.
- Si el sitio lo pide: el plato que elige cada uno, el menú infantil y las alergias o intolerancias.
- Si hay autobús, la plaza que necesita.
- Una fecha límite clara, y el motivo: lo que tienes que decirle al restaurante o al catering.
Las cuatro formas de recoger las confirmaciones
1. El diseño por WhatsApp y las respuestas a mano
Mandas la imagen o el PDF, y la gente contesta «voy» o «no voy» en el chat. Tú apuntas cada respuesta en una lista. No cuesta nada y no exige que nadie abra otra página. Para una cena de pocas personas es una opción razonable. Se complica cuando alguien contesta en el grupo y alguien por privado, cuando hay que preguntar el plato a cada uno o cuando hay que sumar acompañantes. Si lo haces así, usa el mensaje de WhatsApp con plazo y escribe a cada persona o pareja por separado.
2. Un formulario con su enlace o su QR
Puedes crear un formulario gratuito, por ejemplo con Google Forms o con el equivalente de Microsoft, con las preguntas que necesites, y poner su enlace en el mensaje o en un QR. Las respuestas caen en una hoja de cálculo. La ayuda de Google explica que, al publicar el formulario, eliges quién puede responder y que existe el ajuste «Limitar a 1 respuesta» (ayuda de Formularios de Google); revisa en tu formulario si pide iniciar sesión, porque eso depende de cómo lo configures. Es flexible y gratuito. A cambio, lo diseñas tú: el formulario no se parece a tu invitación, no suma por plato ni por sede salvo que montes tú las fórmulas, y si preguntas por alergias tienes que escribir tú el consentimiento y borrar los datos cuando pase el evento.
3. Un servicio de invitaciones o de RSVP
Existen servicios específicos para enviar invitaciones y recoger respuestas. Antes de elegir uno, mira tres cosas: si los invitados necesitan cuenta, cuánto cuesta realmente tu evento (la cuota, no solo el precio de partida) y qué hace con los datos de tus invitados. Un servicio de este tipo ahorra el trabajo de montar el formulario; a cambio, rara vez acepta tu diseño tal cual, así que te tocará adaptarlo a su formato.
4. Abre y Ven
Abre y Ven genera una invitación con sobre que se abre, una tarjeta que se rasca y un formulario de confirmación; cada respuesta llega a un panel con los totales. Lo que aporta frente a las otras vías: confirmación con acompañantes, plato por persona y alergias con casilla de consentimiento, plazas de autobús, cifras por sede en eventos de empresa, un panel con totales, un Excel y un recordatorio ya escrito. No es un diseñador: no importa archivos de Canva ni se conecta con Canva. Se prueba gratis y solo se paga al publicar: 4,99 € los eventos familiares (con 4 € más por el menú y las alergias, o 9,99 € con todos los extras), 79 € la boda completa y 59 € la invitación de empresa, con IVA y pago único.
Comparativa rápida
| Opción | Mejor para | Ventajas | Límites |
|---|---|---|---|
| Diseño por WhatsApp y lista a mano | Pocas personas y respuestas simples | Gratis y sin pasos extra para el invitado | Respuestas dispersas; sin plato, alergias ni totales automáticos |
| Formulario con enlace o QR | Eventos medianos si te gusta montarlo | Gratis, flexible, respuestas en una hoja | Lo diseñas y lo mantienes tú; el consentimiento de alergias es cosa tuya |
| Servicio de RSVP genérico | Quien quiere un panel sin montar nada | Respuestas ordenadas y un panel | Revisa precio total, cuentas de invitado y uso de los datos; casi nunca acepta tu diseño intacto |
| Abre y Ven | Eventos con plato, alergias, autobús o varias sedes | Confirmación, menú, alergias con consentimiento, totales y Excel | No importa diseños de Canva; la imagen se sube como foto; es de pago al publicar |
La columna «Mejor para» es nuestro criterio, no un dato medido. Con muchas respuestas o con platos, alergias y autobús, una herramienta ahorra mucho trabajo; con una docena de amigos, probablemente no la necesitas.
Cómo usar tu diseño de Canva junto con Abre y Ven
Esto es lo que hace el producto, comprobado en su editor, y lo que no:
- Sí: tu diseño como imagen. Descárgalo de Canva en PNG o JPG y súbelo en el paso «Tarjeta», en «Tu foto». Acepta JPG, PNG y WEBP; el editor la reduce a 1600 píxeles por el lado largo y el servidor rechaza archivos de más de 4 MB. Con la opción «Solo la foto», tu imagen es la tarjeta que aparece al rascar y los datos prácticos (fecha, lugar, mapa) van debajo.
- Ojo con el recorte. La imagen se ajusta rellenando todo el espacio de la tarjeta (vertical, en proporción 2:3; en las bodas ocupa toda la pantalla del móvil), así que puede recortarse por los bordes. Diseña en vertical y deja los textos importantes lejos de los bordes. Usa la vista previa del editor antes de publicar.
- Sí: foto de fondo. Si prefieres usar el diseño como fondo, el editor permite una foto de fondo difuminada con un velo de color para que todo se lea.
- No: PDF, vídeo ni animaciones. Solo se sube una imagen fija. Para un PDF, expórtalo antes como imagen.
- No: importar el diseño. No hay integración con Canva ni se puede editar tu diseño dentro de Abre y Ven. Si cambias algo, lo cambias en Canva, descargas de nuevo y subes la imagen nueva.
- Logo: solo en eventos de empresa, en el paso «Tu marca».
- Alternativa sin subir nada: usa uno de los temas del editor y manda el enlace de Abre y Ven aparte, junto a tu diseño de Canva, en el mismo mensaje.
Alergias: pídelas bien
Las alergias son datos relativos a la salud, una categoría especial para el RGPD: su tratamiento está prohibido como regla general, con excepciones como el consentimiento explícito (AEPD, categorías especiales; texto legal en el Reglamento (UE) 2016/679, arts. 4.15 y 9). En la práctica: pide solo lo necesario, que lo escriba el propio invitado con una casilla que marque él, dáselo solo a quien lo necesite y bórralo cuando pase el evento. Con un formulario propio, todo eso lo montas tú. En Abre y Ven, al elegir plato aparece la casilla de consentimiento antes del campo de alergias. Todo el detalle está en la guía de alergias y menú.
Un mensaje para acompañar tu diseño
Hola, [nombre]. Aquí tienes la invitación a [evento] el [fecha]. Para confirmar si vienes, cuántos sois y [qué plato prefieres / si tienes alguna alergia], entra en este enlace: [enlace]. Necesitamos la respuesta antes del [fecha límite], porque tenemos que dar las cifras al [restaurante]. ¡Gracias!
Hay más versiones (recordatorios, cambios de última hora) en los mensajes de WhatsApp para invitar y confirmar y en el generador de mensajes.
Tu invitación ya está hecha: añade confirmación de asistencia con menú, alergias y recordatorios
Elige el tipo de evento y prueba cómo quedaría con tu imagen. Es gratis hasta que decidas publicarla y, si ningún invitado ha respondido, tienes 30 días de garantía de devolución.
Más detalle por evento: comunión con confirmación · cena de empresa con confirmación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar mi diseño de Canva como invitación en Abre y Ven?
Sí, como imagen. Abre y Ven no importa diseños de Canva ni tiene integración con Canva: descargas tu diseño como imagen (PNG, JPG o WEBP), la subes en el paso «Tu foto» y se ve al rascar la tarjeta, con la fecha, el lugar y el formulario de confirmación debajo. No admite PDF, vídeo ni animaciones.
¿Hace falta que mis invitados tengan cuenta o instalen algo?
No. Reciben un enlace, lo abren en el navegador del móvil y confirman con un toque, sin crear cuenta ni instalar nada.
¿Cómo recojo las alergias cumpliendo el RGPD?
Las alergias son datos de salud, una categoría especial. Pide solo lo necesario, con una casilla de consentimiento que el invitado marque él mismo, y dáselas solo al restaurante o catering. La guía de alergias explica el texto y el borrado. Esto es orientación general, no asesoramiento jurídico.
¿Abre y Ven envía recordatorios a los invitados?
No envía nada a tus invitados. En tu panel te prepara el texto del recordatorio según los días que faltan para la fecha límite y se abre WhatsApp con el mensaje escrito; lo mandas tú.
¿Qué pasa con los datos de las respuestas?
Solo los ves tú en tu panel y se borran automáticamente 90 días después del evento. Antes puedes descargar el Excel en los paquetes de pago.
¿Y si solo somos unos pocos?
Si son pocas personas y confían en WhatsApp, un mensaje con un plazo claro y una lista a mano puede bastar. Una herramienta compensa cuando hay platos, alergias, autobús o muchas respuestas sueltas que sumar.
¿Se puede poner el logo de mi empresa?
Sí, en los eventos de empresa: el paso «Tu marca» permite subir el logo (PNG, JPG o WEBP de hasta 2 MB) y ponerlo en la tarjeta y en el lacre del sobre. En el resto de eventos no hay campo de logo: la imagen propia es la foto de la tarjeta.
Fuentes
- Ayuda de Formularios de Google: enviar y compartir un formulario. Leída el 18-oct-2026.
- AEPD: bases de legitimación para el tratamiento de las categorías especiales de datos. Leída el 18-oct-2026.
- Reglamento (UE) 2016/679, arts. 4.15 y 9.
Canva es una marca de su titular. Esta guía no está afiliada a ella ni la patrocina; la menciona solo porque es una herramienta de diseño muy usada.