Cena de empresa: añade la confirmación a tu invitación

Por qué preguntar uno a uno no escala

Con una plantilla de 12 personas se puede preguntar en el pasillo. Con varias decenas, o con varias oficinas, cada pregunta se multiplica: quién viene, qué come, qué evita, si coge autobús. Las respuestas llegan por correo, por Teams, por WhatsApp y de palabra, y quien organiza acaba pasándolas a una hoja a mano. El problema no es el cartel, es que el cartel no recoge nada.

Lo mínimo que hay que preguntar a la plantilla

En el entorno laboral conviene ser especialmente prudente con los datos: pregunta solo lo que la cena necesita.

• Si viene. Una respuesta clara, con una fecha límite que cuadre con la que pide el restaurante.
• El plato entre los que ofrezca el menú pactado.
• Las alergias o intolerancias, de forma voluntaria y con consentimiento explícito. Son datos de salud, una categoría especial del RGPD (AEPD).
• La plaza de autobús, si la hay.
• La oficina o sede, si la cena reúne a varias.

No pidas la dieta por motivos religiosos ni nada que no necesites: el restaurante se adapta a un «sin cerdo» o a un «vegetariano» sin saber por qué. Esto es orientación general, no asesoramiento jurídico.

Qué se puede hacer con el diseño que ya tienes

Tres caminos, de menos a más montaje:

1. Un formulario compartido. Gratuito y flexible, con las respuestas en una hoja. Lo montas y lo mantienes tú, y el consentimiento de alergias lo escribes tú. Si lo haces con una cuenta de empresa, define quién puede ver las respuestas (ayuda de Formularios de Google).
2. La plantilla gratuita en hoja de cálculo con los totales por plato y por oficina, si prefieres apuntar tú las respuestas.
3. Una invitación con confirmación, como la de empresa de Abre y Ven: tu diseño se sube como imagen, los empleados confirman en un toque y tú ves los totales.

Cómo encaja tu diseño en la invitación de Abre y Ven

• Tu imagen: sube el cartel como imagen (JPG, PNG o WEBP; el servidor admite hasta 4 MB) en el paso «Tarjeta». Se muestra al rascar y la confirmación va debajo. No se admite PDF. Se recorta para llenar la tarjeta vertical, así que deja el texto importante lejos de los bordes.
• Tu marca: escribes la web de la empresa y el editor intenta traer sus colores y su logo; también puedes subir el logo (PNG, JPG o WEBP, hasta 2 MB) y ponerlo en el lacre del sobre. Los logos en SVG no se pueden usar: súbelo en PNG.
• No hay integración con herramientas de diseño: lo que se sube es una imagen.

Qué ves tú y qué recibe el restaurante

En tu panel: quién ha confirmado, los totales por plato, las alergias y las plazas de autobús, y si hay varias sedes, los totales de cada una. El Excel se descarga cuando quieras. Para el restaurante hay una ficha de solo lectura con las cifras al día y sin nombres, con un enlace propio que puedes renovar, de modo que el local no ve tu panel. El recordatorio para quien no ha contestado se te prepara escrito y lo mandas tú; Abre y Ven no envía nada a tus compañeros. Los datos se borran solos 90 días después del evento; la empresa es la responsable de los datos y las condiciones de Abre y Ven incluyen la cláusula de encargo de tratamiento.

Cuánto cuesta

La invitación de empresa cuesta 59 € por evento, con IVA, pago único y sin límite de invitados, con factura a nombre de la empresa. Si queréis un enlace personal con la mesa de cada persona y «Busca tu mesa», el extra de mesas y pases personales suma 19 €. Se prueba gratis y se paga solo al publicar, con 30 días de garantía si aún no ha respondido nadie.

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