Guía para quien organiza
Cómo organizar una cena de equipo con varias oficinas
Cuando el equipo está repartido, lo difícil no es la cena: es saber quién viene de cada sede, quién necesita transporte o hotel y cuántos platos hay que pedir. Así se ordena.
1. Decidid el formato antes que el sitio
- Una sola cena para todos, en la ciudad con más gente o en la más céntrica para el resto.
- Una cena por sede, el mismo día o la misma semana, con un acto común (un vídeo, un brindis a una hora fija).
- Un encuentro anual con agenda: bienvenida, resultados del año, cena y premios.
Elegid el formato primero: de él dependen el transporte, el alojamiento y el presupuesto.
2. Calendario orientativo
| Cuándo | Qué se hace |
|---|---|
| 2-3 meses antes | Elegir fecha y lugar, y reservar si hay que alojar a gente de otras sedes. |
| 6-8 semanas antes | Pedir la lista de personas a un responsable de cada sede y decidir si hay autobús. |
| 3-5 semanas antes | Mandar la invitación con fecha, lugar, platos, transporte y un plazo para confirmar. |
| 1-2 semanas antes | Recordar a quien no ha contestado, cerrar el plazo y dar las cifras al restaurante. |
Son plazos orientativos y no salen de ninguna norma: ajustadlos al tamaño del grupo y al tiempo que tarden en reservar los viajes.
3. Un responsable por sede
Pedid a una persona de cada oficina que sea el contacto: confirma quién viene, recoge dudas y avisa a quien no ha respondido. Así no perseguís a cada compañero uno a uno.
4. Transporte y alojamiento
- Plazas de autobús: con hora y punto de salida, y un cupo por sede para saber cuántos asientos quedan.
- Para quien viene de fuera: el hotel, la distancia y el código de reserva, en un único sitio.
- Para quien va en coche: dónde aparcar.
5. Qué datos pedir a cada persona
- Si viene (sin acompañantes si es un acto de empresa) y de qué oficina.
- El plato, entre los que ofrezca el restaurante.
- Alergias o intolerancias, con consentimiento y solo para el catering.
- Si necesita autobús o alojamiento.
6. Qué cifras darle al restaurante
Los totales por plato y la lista de alergias; el número de personas por sede si el reparto afecta a mesas o a la hora de llegada; y las plazas de autobús que se han ocupado. Preguntad al contratar cuál es el plazo para cerrarlas.
Sin hojas de cálculo por oficina
En la invitación de empresa de Abre y Ven (59 € por evento, con factura) escribís la lista de sedes y cada persona marca la suya al responder. En el panel y en el Excel veis cuántos vienen de cada una, con sus platos y alergias, las plazas de cada autobús y, para quien viene de fuera, el hotel y el código de la reserva. Se manda por correo, Teams o WhatsApp y se abre sin instalar nada. Podéis probarla gratis y solo pagáis si decidís publicarla.